その書類仕事 スマホに話しかけるだけに しませんか
まず、御社のどの仕事に何時間かかっているかを、一緒に洗い出します。そのうえで、御社の仕事に合わせて「スマホに話しかけるだけ」で下書きが上がる仕組みを入れ、入れる前と後を測ります。
仕事は回っている
でも書く仕事が終わらない
お客様の顔も、現場の段取りも、誰にも負けない。それなのに、一日の最後に残るのは書類と連絡です。社長だけでなく、事務の方の時間も同じように取られています。
- 見積の下書きを、机でひとつずつ打っている
- 今日の報告やお礼の連絡を、明日に回してしまう
- SNSに何か出したほうがいいのは分かっているが、手が回らない
- 「AIがすごいのは分かった。でも、うちで使えるのか」と思っている
- 手書きのメモや写真を見ながら、同じ内容を書き写している
- 「あの件、前はどうしたっけ」と過去の書類を探している
- 社長の言ったことを文章に直すのに、何度も聞き返している
- 本当はお客様の対応に使いたい時間が、入力で消えている
困っているのは、AIを知らないことではありません。どの仕事に、何時間かかっているかが、まだ誰にも見えていないことです。
どの仕事に
何時間かかっているか
一緒に数えます
最初にやるのは、AIを入れることではありません。社長と事務の方にお話を伺い、毎日・毎月の仕事を一つずつ書き出して、かかっている時間を数えます。
宿題の用紙はお渡ししません。伺いながら、こちらで表にまとめます。
- 時間が見える
「なんとなく忙しい」が、仕事ごとの時間になります。どこから手を付けるかが決まります。
- 残す仕事も決まる
お客様と話す・現場で判断する、といった経験のいる仕事は、これまでどおり人が持ちます。
- あとで比べられる
この表が「入れる前」の記録になります。入れたあとの時間と比べられます。
| 仕事 | 主に誰が | 月に | AIに下書きを任せられるか |
|---|---|---|---|
| 見積の下書き | 社長 | 時間 | 任せられる |
| 現場の報告書・日報 | 社長・現場 | 時間 | 任せられる |
| お客様へのお礼・ご連絡 | 事務 | 時間 | 任せられる |
| メモや写真からの書き写し | 事務 | 時間 | 任せられる |
| 過去の書類さがし | 事務 | 時間 | 一部なら |
| SNSの投稿文 | 社長 | 時間 | 任せられる |
| お客様との打ち合わせ・現場の判断 | 社長 | 時間 | 人の仕事 |
数えた仕事に合わせて
話しかけるだけの仕組みを入れます
道具の使い方を覚えていただくのではありません。御社の書類の形や言い回しを覚えさせて、スマホに話しかけるだけで下書きが上がるようにします。
写真を撮って話しかける
現場の写真やメモを撮って、「いつもの報告書に」「この内容でお礼を」とスマホに話します。打ち込む必要はありません。
御社の形で下書きが上がる
報告書・見積の下書き・お礼の連絡・SNSの投稿文などを、御社の書式と言い回しで下書きします。過去の記録さがしもできます。
「お願いします」と言ったら送る
送る・出すのは、必ず社長やご担当の方が「お願いします」と言ってから。勝手に送ったり、ネットに出したりはしません。
入れられる仕事の例
正式な見積や法令の判断は、これまでどおり御社でお決めいただきます。AIが出すのは下書きです。
- 報告書・日報
- 見積の下書き
- お礼・ご連絡
- SNSの投稿文
- 写真から完成イメージ
- かんたんな間取り図
- 過去の記録さがし
- 図面からの材料の数と概算
どれだけ楽になったか
時間で一緒に数えます
「本当に元が取れるのか」は、言葉ではなく数字でお見せします。棚卸しで数えた仕事について、入れたあとの時間を同じやり方で測り、1枚の表にまとめます。
- その仕事1件にかかる時間始めと終わりの時刻だけメモしていただく
- お問い合わせから、見積や返事を出すまでの日数以前の記録の日付と比べる
- 事務の方の書き写しの時間棚卸し表の時間と比べる
- 後回しになっていた連絡の数回数を比べる
測るときにお願いするのは、時刻のメモ程度です。集計はこちらで行います。
値段はAIの速さではなく
減った手間の大きさで考えます
勝手には動かない
だから任せられる
メールの送信やネットへの公開は、必ずご本人が「お願いします」と言ってから。勝手に動くAIは入れません。
お客様の写真や書類がAIに覚えられないよう、学習に使わない設定・契約のAIだけを使います。
高性能なパソコンを買い直す必要はありません。毎日使うのはスマホです。
覚えていただく操作はほとんどありません。話しかける言葉は、ふだんの言い方のままで大丈夫です。
AIは読み間違えることがあります。自信のない箇所だけを一覧にして、人が確かめて直します。
お預かりする前に秘密保持のお約束を書面で交わし、お客様のお名前・ご住所はAIに読ませる前に消します。
値段は
棚卸しのあとにお出しします
ご相談のうえお見積り
どの仕事に入れるか、何人で使うかで中身が変わるため、棚卸しのあとにお見積りをお出しします。考え方は、右のとおり「減る手間の大きさ」です。
考え方の例（実際の数字は棚卸しで一緒に数えます）
この手間のうち、どれだけ減らせるかを棚卸しで見積もり、その大きさに見合う中身をご提案します。
足立区内の会社は
区の補助金の対象になる
見込みがあります
足立区の「IT・IoT導入補助金」の対象になる見込みがあります。補助金を使う場合は、区の認定が下りたあとにご契約・作業開始になります（認定の前に始めた分は対象になりません）。補助の額は区の審査しだいのため、ここではお約束しません。
- 区の事前相談
- 申請
- 審査（約1か月）
- 認定
- ご契約・作業開始
パソコン本体は補助金の対象になりません。申請の段取りや、申請書に書く材料の用意はお手伝いします。
お話を伺ってから
測るまで
足立区とその周辺は、御社に伺います。
- 30分お話を伺う
お仕事のどこに時間がかかっているかを伺います。その場で、スマホに話しかけて下書きが上がる様子もお見せします。
- 業務の棚卸し
社長と事務の方にお話を伺い、仕事ごとの時間を表にします。
お願いするのは、お話の時間だけ - ご提案とお見積り
どの仕事から入れるか、何が減りそうかをお見せします。補助金を使う場合は、ここから区への申請に進み、認定のあとにご契約です。
- 司令塔を入れる
パソコンにAIを入れ、スマホに司令塔を入れます。御社の書類の形を覚えさせ、実際の仕事で1件使って直します。
- 楽になった分を数える
棚卸しで数えた仕事について、入れたあとの時間を測って1枚の表でお見せします。
よくいただくご質問
パソコンやAIに詳しくなくても使えますか
はい。毎日の操作は、スマホに話しかけることだけです。英語や専門用語の画面を触っていただくことはありません。
高いパソコンを買う必要はありますか
いいえ。今お使いのパソコンで大丈夫です。なお、パソコン本体は区の補助金の対象になりません。
お客様の写真や書類がAIに覚えられたりしませんか
学習に使わない設定・契約のAIだけを使います。お客様のお名前・ご住所は、AIに読ませる前に消します。
AIが勝手にメールを送ったりネットに出したりしませんか
しません。送る・出す前に、必ずご本人の「お願いします」が要る形にしています。
補助金は使えますか
足立区内の会社でしたら、区の「IT・IoT導入補助金」の対象になる見込みがあります。区の認定が下りる前に契約や作業を始めると対象になりませんので、認定のあとにご契約いただく順番で進めます。補助の額は審査しだいです。
足立区の外の会社でも頼めますか
足立区とその周辺でしたら伺います。区の補助金は足立区内の会社が対象のため、区の外の会社の場合は補助金なしでのご提案になります。
経験のある人がAIを持つと
若い人は勝てません
稲田 敦、ローマ字で書くと Atsushi Inada。頭文字は A.I. です。AIの会社をやる前から、名前だけは決まっていました。
私は昭和48年生まれ、今年53歳です。会社員を4社経験し、印刷会社では新規営業を8年半。2015年に副業でYouTubeを始め、2017年に独立しました。今は自分の会社の仕事を、AIと一緒に回しています。
使ってみて思うのは、AIは現場を知りません。お客様の顔も、段取りの勘も知りません。それを持っているのは、長く会社を続けてきた方です。だから、経験のある方がAIを持つと強い。私の仕事は、その道具を御社の仕事に合わせて、話しかけるだけで使える形にすることです。
まずは30分、どこに時間がかかっているかを聞かせてください。
まず30分
お仕事のどこに時間がかかっているかを伺います
- 足立区とその周辺は、御社に伺います
- その場で、話しかけて下書きが上がる様子をお見せします
- お話を伺ったあと、進めるかどうかは御社でお決めください